Gestionnaire de bureau

Critères impératifs :
Diplôme d'études secondaires ou équivalent
Permis de conduire
3 ans d'expérience administrative
Excellentes compétences en communication écrite et orale
Maîtrise professionnelle de l'anglais et du français

Association Global Health Security Fund est une association à but non lucratif basée à Genève qui soutient l'innovation dans le domaine de la sécurité sanitaire. Notre équipe s'agrandit et nous recherchons un(e) gestionnaire de bureau.

Mission :
Le/La candidat(e) idéal(e) sera doté(e) d'une grande capacité de résolution de problèmes, d'excellentes compétences en communication et d'un souci du détail irréprochable. Le/La responsable organisera et coordonnera l'administration et les procédures du bureau afin de garantir l'efficacité, l'efficience et la sécurité de l'organisation.
Le/La responsable de bureau retenu(e) est un(e) professionnel(le) dynamique qui n'hésite pas à cumuler les casquettes. Il/Elle possède une expérience dans la gestion d'un large éventail de tâches administratives et de soutien à la direction, et est capable de travailler de manière autonome avec peu ou pas de supervision. Il/Elle est organisé(e), flexible et apprécie les défis administratifs liés à la gestion d'un bureau composé d'employés divers.

Objectifs de ce poste :
Être les yeux et les oreilles du bureau : fournir des informations, répondre aux questions et aux demandes.
Garantir une utilisation optimale du matériel, des fournitures et des stocks de bureau grâce à une maintenance préventive.
Assurer le flux de travail en analysant et en affinant les procédures opérationnelles standard, telles que la planification, la communication et l'aménagement des bureaux.
Coordonner les ressources internes et externes pour accélérer le flux de travail.
Superviser et atteindre les objectifs organisationnels tout en respectant les meilleures pratiques.

Responsabilités :
Soutien administratif et administratif :
Collaborer étroitement avec l'équipe de direction pour gérer les opérations quotidiennes.
Personne de référence pour l'entretien, le ménage, le courrier, les expéditions, les fournitures, l'équipement, les factures et les courses.
Superviser l'entretien et l'organisation de la cuisine et des espaces communs, en veillant au respect des normes d'hygiène.
Assurer un stock suffisant de fournitures de bureau, de rafraîchissements et de fournitures de cuisine, afin de garantir le bon fonctionnement de tous les locaux.
Fournir un soutien administratif aux cadres supérieurs, notamment pour la correspondance par courriel, la production et la distribution de notes de service, de lettres, de feuilles de calcul, de formulaires et de télécopies.

Coordination des rendez-vous et planification des déplacements :
Gérer les agendas de l'équipe de direction et coordonner les déplacements, les réservations d'hôtel et les lieux des événements.
Anticiper les besoins en matière de planification pour garantir le bon fonctionnement de l'ensemble.

Gestion des réunions et des événements :
Planifier, organiser et programmer les réunions d'entreprise au bureau, hors site et par visioconférence.
Planifier et organiser des événements spéciaux, notamment la réservation de salles, les invitations et la restauration.
Veiller au bon déroulement de chaque événement, du début à la fin.

Correspondance en anglais et en français :
Rédiger et corriger les communications commerciales dans les deux langues.
Coordonner les demandes de renseignements par courriel et gérer la communication interne pour le compte de l'équipe de direction.

Soutien général à l'équipe et participation aux projets :
Fournir un soutien administratif et organisationnel à l'ensemble de l'équipe.
Prendre des initiatives en contribuant à des projets et activités interservices.

Administration du personnel :
Gérer la logistique liée à l'intégration, y compris la distribution des badges d'accès temporaires et du matériel de bureau essentiel aux nouveaux employés.
Gérer les processus de départ des employés
Organiser les opérations et les procédures administratives
Maintenir un environnement de travail sûr, sécurisé et agréable

Compétences et qualifications requises :
Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
Maîtrise de Microsoft Office
Aptitude à l'apprentissage de nouveaux logiciels et systèmes

Compétences et qualifications souhaitées :
Diplôme universitaire ou équivalent
Expérience réussie en gestion administrative au sein d'une entreprise ou organisation en démarrage.
Expérience en gestion de budgets et de dépenses
Expérience en développement de processus internes et de systèmes de classement
Expérience avec HubSpot, Trello et Slack

Type de poste :
Poste à temps partiel (50%), environnement de travail hybride. Les candidats peuvent s'attendre à un environnement de travail dynamique et convivial offrant des possibilités d'évolution et d'avancement. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour un emploi, sans distinction de caractéristiques protégées par la loi. Veuillez noter qu'en raison de la réglementation suisse relative aux visas et aux permis de travail, les candidatures des ressortissants suisses ou européens seront prioritaires lors du processus d'évaluation.

Seuls les candidats retenus pour l'entretien seront informés.