Un ou Une Secrétaire coordinatrice - 100%

Description de l'entreprise

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.

Comptant près de 1-100 collaborateurs et collaboratrices, le Département de psychiatrie a pour mission de dépister et soigner des pathologies de plus en plus fréquentes et polymorphes dans le respect des patientes, des patients et de leurs proches. Le département, à l'aide des neurosciences cognitives et affectives, véritable fleuron du site genevois, assure aussi une mission de recherche académique et clinique à un haut niveau de qualité.

Description du poste

Dans cadre de vos activités, vous gérez le secrétariat médical de la consultation ambulatoire d'addictologie psychiatrique du CAAP Arve (CAAP Arve) au sein d-une équipe multidisciplinaire, selon les directives et applications informatiques spécifiques institutionnelles des HUG.

Vous assurez l-accueil téléphonique et physique des patiens et patientes en contrôlant leurs données administratives, tout en vous assurant des exigences institutionnelles et médico-légales en vigueur.

Vous vous occupez de l'ouverture, de la constitution, de la mise à jour et de la clôture du dossier médical patient.
Ainsi, vous gérez, informez toute la documentation indispensable des dossiers informatisés, administratifs (sous DPA), médicaux des patients et patientes (éventuellement vous dactylographiez sous dictée des rapports médicaux et des résumés d'intervention ambulatoire du Programme de jour - sous DPI). Vous effectuez également la saisie et le contrôle de la facturation des prestataires sous Opale.

Vous avez aussi pour mandat la gestion entière des rapports aux différents partenaires externes (assurances, caisses maladies, OCAS, tribunaux-) en coordination avec le médecin en charge (tenue des délais rigoureuse), ainsi que le stock de matériel et formulaires divers (sous E-Procurement /Qualiac). Vous rédigez la correspondance courante et accomplissez d'autres tâches de secrétariat spécifique.

Qualifications

Vous êtes titulaire d'un CFC d'employé ou employée de commerce ou d'une formation jugée équivalente dans le domaine du secrétariat médical.

Vous disposez d'une expérience réussie dans la gestion d'un secrétariat médical. Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques (niveau ECDL base sur Word et Excel) ainsi que des logiciels institutionnels en vigueur aux HUG, tels que DPI, DPA, OPALE, Winscribe et GRECO 2, e-Procurement, e-Process.

Vous avez une parfaite maîtrise du français à l'oral comme à l'écrit et une capacité avérée de rédaction. La terminologie médicale vous est aisément compréhensible. La connaissance de l'anglais est un atout.

Personne ponctuelle, autonome et fiable, vous avez le sens de l'organisation et des priorités et vous faites preuve d'une très forte résistance au stress. Vous êtes à l'aise à gérer une forte charge de travail, tout en répondatn à diverses demandes. Empathique, vous aimez les contacts humains et faites preuve de tact lors de situation sensible.

Vous avez la motivation à acquérir de nouvelles connaissances et à vous investir dans la fonction. Vous avez une facilité à travailler avec des équipes multidisciplinaires et faites preuve d'un bon esprit d'équipe.

Vous êtes flexible dans les horaires et mobile car vous serez amené à travailler sur 2 sites différents (CAAP ARVE et CAAP Grand-Pré).

Informations complémentaires

• Entrée en fonction : 01.03.2025
• Nombre de poste : 1
• Taux d'activité : 100%
• Classe de fonction : 10
• Type de contrat : CDI
• Délai de candidature : 05.01.2025
• Demande de renseignements : Mme Florence Duchoud Pitzalis, cheffe de secrétariat, tél. 022 372 57 59

Votre dossier de candidature doit comporter une lettre démontrant votre motivation, votre curriculum vitae, les copies des diplômes et attestations requis pour le poste et les 2 derniers certificats de travail.

Cette annonce s'adresse indistinctement aux femmes et aux hommes.